第一条 为规范中国应急救援人员关爱和矿山尘肺病防治基金 会（ 以下简称基金会）档案管理，增强本基金会档案的实用性和有 效性，特制定本制度。
第二条 归档范围
基金会的规划、年度工作计划、统计资料、财务审计、会计档 案、劳动工资、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、 项目方案、及所有涉及基金会的请示、报告、批复、纪要、通知、 信件等各类文件资料。
第三条 档案管理工作由基金会秘书处综合部负责，综合部设档 案管理员具体负责。
第四条 档案管理员的职责：保证基金会及各部门的原始资料及 单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第五条 资料的收集与整理
（一）基金会的归档资料实行 “年度归档”制度，即：每年的 一月为上年度档案资料归档期；
（二）在档案资料归档期，由档案管理员分别向各业务部门收 缴应该归档的原始资料，各部门应积极配合与支持；
（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档；
（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否 归档；
（五）档案管理员根据《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
第六条 资料的分类与归档
（一）档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关 规定执行；
（二）档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此 规定范围内。
第七条 档案的借阅
（一）基金会工作人员因工作需要，借阅非密级档案可直接通 过档案管理员办理借阅手续；
（二）基金会档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密 级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密 级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。秘密级档案 的借阅必须由秘书长批准；
（三）档案借阅者必须做到：
1.爱护档案，保持整洁，严禁涂改；
2.注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
第八条 档案的销毁
（一）基金会任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料；
（二）当某些档案到了销毁期时， 由档案管理员填写《档案资 料销毁审批表》，经秘书长审核批准后执行；
（三）经批准销毁的基金会档案，档案管理员须认真核对， 将 批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并 归档。登记表永久保存；
（四）在销毁档案资料时，必须由秘书长或办公室主任指定专人监督销毁。
第九条 本制度由理事会负责解释。
第十条 本制度由 2005 年 10 月 31 日第一届二次理事会审议通 过并实施。经 2022 年 12 月 28 届四次理事会重新修订并实施。
