中国应急救援人员关爱和矿山尘肺病防治基金会
公文管理办法（试行）
为了规范本会公文处理工作，提高公文处理工作的质量和效率，参照应急管理部机关公文管理相关规定，结合本会工作实际，制定本办法。
第一条 公文处理的基本要求
1.凡是党和国家相关政策法规和规定已明确规定的，不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容可发可不发的文件，一律不发。
2.控制文件规格，能以信函格式印发的，不以文件形式印发；能以基金会秘书处名义印发的，不以基金会名义印发。
3.减少发文数量，凡是通过电话、传真等解决问题的，不印发文件；已经公开发布的公文不再发文转发。
4.注重提高公文质量，注重公文的规范性和实效性。
第二条 公文种类
本会常用的公文种类有：
1.决定。适用于对重要事项作出决策部署、奖惩所属机构（包括各部门、办事处，下同）和人员、变更或撤销所属机构不适当的决定事项。
2.公告。适用于向社会宣布重要事项或法定事项。
3.意见。适用于对重要问题提出对策和处理办法等。
4.通知。适用于发布、传达要求所属机构和有关合作单位周知或执行的事项，批转、转发公文，任免、招录和调动人员等。
5.简报。适用于传达工作动态、反映情况、交流经验和信息互通等。
6.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问等。
7.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
8.批复。适用于答复所属机构请示事项。
9.函。适用于不相隶属机构（单位）之间商洽工作、询问和答复问题等。
10.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三条 公文格式
本会常用的公文格式类型有：
1.基金会文件。包括上行文和下行文两种。上行文适用于以本会名义向应急管理部等上级机关报告或请示事项，报告有关工作情况，对重要问题提出意见建议等。下行文适用于以本会名义向所属机构下发的专项规划、执行方案、重要部署、相关规定等有关全局性文件，以及与其他有关机构（单位）联合印发的文件。
2.基金会信函。适用于以本会名义与不相隶属关系的国家有关部门和社会组织，或地方政府及其有关部门商洽工作、询问或答复问题；协助办理答复全国人大代表建议和全国政协委员提案；对所属机构请求批准和答复事项的批复；向不相隶属机构（单位）印发有关业务性通知、意见、通报等。
3.基金会秘书处文件。适用于以本会秘书处名义向所属机构印发的重点工作安排、专项任务和活动；发布基金会有关工作制度；转发有关上级机关（部门）重要文件等。
4.基金会秘书处信函。适用于以本会秘书处名义向所属机构进行工作联系，与地方政府办公厅（室）和应急管理部门、驻地矿山安监机构等单位办公室商洽工作、询问或答复问题等。
5.会议纪要。适用于记载和传达本会内部会议的主要情况和议定事项。主要有：理事会会议纪要、监事会会议纪要、理事长办公会会议纪要、应急救援人员关爱委员会和矿山尘肺病防治委员会会议纪要等。印发会议纪要不加盖印章。
6.签报件。适用于本会秘书处或各部门（含专委会办公室，下同）向理事会和理事长书面报告工作、请示事项、反映情况回复询问、就有关问题提出意见建议等。签报由主办部门负责人签署姓名，不加盖印章。签报一般只报理事长，重要事项可同时报主管副理事长。主办部门应当按照部门职责起草签报件。涉及其他部门的，应事先征求意见并达成一致，无法达成一致意见的应在签报中作出说明。
第四条 行文规则
1.行文应遵循以下基本要求：（1）确有必要。行文理由、依据充分，行文条件成熟。（2）讲求实效。紧密结合实际，有行之有效的措施。（3）注重针对性和可操作性。科学论证，严密严谨，力戒空洞。
2.以本会名义向上级机关行文，应遵循以下规则：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相应上级机关。（2）请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（3）除上级机关领导直接交办事项或上级机关有明确要求外，不得以本会名义向上级机关领导报送公文，不得以本会领导名义向上级机关报送公文。
3.以本会或本会秘书处名义向所属机构行文，应遵循以下规则。（1）主送受理所属机构，根据需要抄送相关所属机构。（2）涉及其他有关机构（单位）职权范围的事项，须协商一致后再行文。（3）对不相隶属关系的有关机构（单位），须在职权范围内行文。
4.除本会秘书处外，本会各部门不得对外正式行文，即不得以本会或本会秘书处名义对外行文开展业务联络、调研考察、项目合作、专题活动等；不得擅自与有关合作单位联合行文开展相关业务和活动等。
第五条 公文拟制
1.公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
2.本会各部门负责人对本部门的公文起草、审核负总责，指定人员做好公文起草、审报工作，重要公文要亲自研究和审核把关。
3.公文起草应做到：（1）符合党和国家相关政策法规和规定，准确体现本会职责与要求。（2）从实际出发，所提措施办法,切实可行。（3）公文涉及其他相关机构职权范围内的事项，主办部门须征求其意见并力求达成一致。（4）公文内容简要、文字简练、文种正确、格式规范。
4.公文会签须认真办理。公文中有涉及征求其他部门同意等内容的，主办部门应会签有关部门同意。公文内容属于两个及以上部门根据各自职责共同完成或共同落实的，应由多个部门负责人共同签报。
5.公文审核须严格把关。做到一级对一级负责，要严把政治关、政策关、格式关、文字关、印发关、保密关。审核重点是：（1）是否需要行文，行文理由是否充分，行文依据是否准确。（2）内容是否符合党和国家相关政策法规和规定，所提措施办法是否切实可行等。（3）公文涉及其他相关机构（单位）或本会内其他部门职责的事项，是否已经协商并达成一致。（4）公文使用人名、地名、时间、数字、引文等是否准确，文字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（5）公文内容和文件印发是否符合相关保密管理规定。（6）公文的签批和报送是否符合规定的程序。
6.公文应严格审批签发。基金会文件和信函，由秘书长或执行秘书长审核后，报主管副理事长核签，报理事长审批签发。特殊情况下可由理事长委托副理事长签发，但应注明经理事长审阅同意。基金会简报，由秘书长或执行秘书长审核后报理事长审批签发。本会秘书处文件和信函，由主办部门负责人审核后报分管副秘书长核签，报秘书长或执行秘书长签发。理事会和理事长办公会会议纪要，由秘书长或执行秘书长审核后报理事长审批签发，特殊情况下可由理事长委托副理事长签发，但应注明经理事长审阅同意。监事会会议纪要，由秘书处按本会有关规定审核后报监事长审批签发。应急救援人员关爱委员会和矿山尘肺病防治委员会会议纪要，由其办公室负责人审核后报本委主任审批签发。特殊情况下可由本委主任委托副主任签发，但应注明经主任审阅同意。涉及本会的重要事项，需要先请示理事长同意。
第六条 公文办理
1.公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
2.秘书处综合部统一受理送基金会、秘书处及各部门的公文及本会各部门拟制的签报理事长的内部请求和报告。需报请理事长阅批的文件，由秘书处综合部加挂收文处理单，并由秘书长或执行秘书长或综合部负责人提出阅批意见。综合部对受理的文件材料应尽快办理，不得延误。
3.收文办理程序。
（1）签收。收文部门对所收公文应逐件清点，并注明签收时间。
（2）登记。收文部门对所收公文中的主要信息和办理情况应有所记载。
（3）承办。秘书处综合部负责对上级领导批示件、上级机关送来的重要文件以及所属机构和相关单位、合作单位送来的重要文件，加挂收文处理单，由秘书长或执行秘书长或综合部负责人提出阅批意见后报理事长阅批。阅批后的文件由秘书处综合部登记后按领导批示转办处理。
（4）催办。根据领导批示和工作需要，秘书处综合部负责对上级领导批示件、上级机关交办件，对所属机构请示件，对相关单位、合作单位商办件及时跟踪催办。
（5）答复。公文的主办部门及时将办理结果答复来文部门（单位），并根据需要告知相关部门（单位）。
（6）印发。经领导审批签发的公文，由主办部门负责校正清样格式、文字，办理公文编号、使用印章手续，签字确认后交付印制。主办部门承办的上行文，在邮寄交换前由秘书处综合部进行再审核。涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信等方式进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
（7）公文归档。公文办理完毕后，各部门应根据本会档案管理规定，及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料（包括图片、声像资料等）整理、立卷、归档，并按时向部档案馆归档。个人不得保存应归档的公文。
第七条 公文管理
1.本会公文由秘书处综合部统一管理，并按有关保密规定配备工作人员和安全保密设施设备。各部门公文由部门指定专人统一管理。
2.机要文件的传阅一般需要履行登记签字手续。机要人员要随时掌握文件行踪和传阅、办理进度。
3.公文确定密级前，应按拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应按所定密级严格管理。绝密级公文应由专人管理。
4.公文的密级需变更或解除的，由原确定密级的机关或上级机关决定。
5.复制、汇编机密级、秘密级公文，应符合有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。
6.涉密公文应按发文机关的要求和有关规定进行清退或销毁。
7.不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文需按有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏错。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第八条 其他有关事项
1.本办法所称公文含电子公文（包括部内网OA系统办文），电子公文的具体处理事项应按部有关规定执行。
2.本办法由本会秘书处负责解释。
3.本办法经理事长办公会审议通过后施行。
